會議策劃，它是一種資源的整合與配置過程，都是在控制會議風險的基礎上，使會議效果最佳。要想會議開得好，風險控制早做到。會議公司認為大凡一場會議活動最可能出現的失誤，都要提前做好應對準備。而會議管理都可分為五大步驟：會前準備、會議開始、會議進行，會議總結以及跟蹤執行。在不同的會議階段有不同的表現。比如：

 

          1、會前準備：會議主題和日程及任務分配不明確，參會人員毫無針對性，參會人員也準備得不充分。

 

          2、會議開始：會議程序太過繁復冗長，主持人能力有限，主題變動隨意，而且參會人員的層次不齊。

 

          3、會議進行：會議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會議過程拖沓，常常表現為議而不決。重慶開業慶典

 

          4、會議總結：會議效果不明顯，工作安排沒有針對性，也沒有條理清晰的會議總結。

 

          5、跟蹤執行：經常是沒完沒了，根本沒有及時有效的后續工作跟進和信息反饋。

 

          會議本身是一個很重要的管理工具和手段，通過會議策劃，可以很好地對會議中的各個細節嚴格把關。猶如項目管理一樣，需要進行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進，以確保項目及時、出色地完成。比如會議準備方面的策劃，涉及到會議目標的設立、與會者的選擇、會議時間的選擇、會議地點的選擇、會議議程的擬定、會議通知的派發等等。

 

          不僅如此，會議公司表示會場布置檢查的重點、預訂會議地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則，以及會務物品準備的名細等等，都非常重要。